Obowiązki w pracy, zadania domowe, punkty projektów czyli znane nam wszystkim listy to-do. Niby proste do sporządzenia, ale schody zaczynają się w momencie kiedy mamy je realizować. Dlaczego? Bo samo zrobienie listy zadań to tylko początek, a diabeł tkwi w szczegółach. Poniżej kilka tipów jak robić listy to-do, aby je skutecznie realizować.
Rozpisz listę dzień wcześniej
Rozbawiło mnie ostatnio, jak Ola Budzyńska – znana w sieci jako Pani Swojego Czasu, została zapytana na Instagramie – jak to możliwe, że pokazujesz nam z samego rana swoje listy zadań na dany dzień, zanim dotrzesz do biura i na dobre zaczniesz pracę? Helloł! Ola robi je zwyczajnie dzień wcześniej!
Nie sporządzaj listy zadań na chwilę przed ich rozpoczęciem. Wygospodaruj 10-15 minut pod koniec dnia i zastanów się na spokojnie co udało się dzisiaj zrobić, i jakie punkty będą ważne dnia następnego. Listę zadań tworzysz po to, aby ją zrealizować, a nie żeby tworzyć sztukę dla sztuki.
W przypadku planowania długoterminowego i rozpisywania listy zadań ważne jest, abyś wiedział co masz robić na każdym etapie swojego projektu. Tylko w ten sposób zbliżysz się do osiągnięcia celu. Jeśli nie wiesz co masz robić następnego dnia, tzn. że źle planujesz.
Ustalaj priorytety
Wartościuj poszczególne punkty i zaczynaj listę zadań od tych, które musisz absolutnie wykonać, bo inaczej świat się zawali. U mnie takich spraw na liście zadań dziennych jest aż 1 sztuka, a czasami nie ma wcale! Umówmy się – nie jesteś w stanie wszystkich mega priorytetów zrealizować w jednym dniu. Najpierw ŻABA – czyli zadanie największe, o czym mówi Brain Tracy, a potem cała reszta.
Nie da się zrobić wszystkiego, dlatego należy sortować i kategoryzować nasze zadania. Pisałam o tym w poście jak planować by nie zwariować?
Czas jest ważny
Warto szacować czas i dawać sobie bufor bezpieczeństwa na wypadki tzw. nagłe, których w życiu nie brakuje. Zaplanowałeś pokaźną listę zadań, ale wpadł nagle klient ze sprawą na cito? Bez buforu czasowego, który dobrze jest oszacować, Twoją listę zadań możesz wyrzucić do kosza albo spławić klienta. Dzięki czasowym szacunkom spojrzysz na swoje zadania bardziej realnie i będziesz potrafił lepiej nimi zarządzać.
Analiza też jest ważna
Nie zrealizowałeś połowy zadań ze swojej listy to-do? Na koniec dnia przeanalizuj dlaczego tak się stało. Może wziąłeś na siebie zbyt dużo obowiązków? Może coś Cię skutecznie rozproszyło? A może da się część zadań delegować innym osobom? W końcu może owe zadania nie są tak ważne jakby Ci się zdawało?
Jak wyglądają listy to-do w Bullet Journal?
Przyznam, że bardzo rzadko korzystam z dziennych list to-do. Zdarza mi się, że na osobnej kartce w bullet journalu spisuję zadania na jeden dzień, ale tylko wtedy, gdy faktycznie mam nawał obowiązków i zwyczajnie łatwiej mi jest rozdzielić zadania gdzieś na kartce obok.
Lista to-do dzieli się wtedy na kwestie prywatne i zawodowe. Tabelka priorytety jest osobną rubryką aby zaznaczyć co jest danego dnia najważniejsze. W planie dnia wpisuję spotkania, wyjścia na daną godzinę, lekarza etc. To miejsce, w którym czas gra główną rolę. Zawsze mam dodatkową rubrykę na notatki, na wypadek gdyby nie wystarczyło mi miejsca.
Moje listy to-do znajdują się głównie w kalendarzu tygodniowym, który wygląda tak, jak na zdjęciu poniżej. Na dwóch stronach bullet journala rozpisuję wszystkie dni tygodnia i zamykam je w tabeli. W te rubryki wpisuję sprawy zaplanowane na daną godzinę, podobnie jak w liście to-do w miejscu „plan”. Pod tabelą tygodniową z lewej strony jest miejsce na sprawy prywatne, do załatwienia ogólnie w danym tygodniu. Po stronie prawej są sprawy zawodowe i blogowe. W ten sposób widzę cały plan na dany tydzień w jednym miejscu.
Taki układ eliminuje u mnie dodatkowe listy. Zwyczajnie ich nie potrzebuję. Doba ma skończoną ilość godzin i planować należy z głową. Dobrze jest określić sobie zadania wraz z czasem na ich poświęcenie, aby na koniec tygodnia nie być zdziwionym, że się nie wyrobiliśmy.